メールの長さはどれくらいであるべきか？

電子メール（e-メール）が生活の必需品になってきました。
親しい友人や家族との連絡はもちろん、
ビジネスでの連絡には電子メールが不可欠です。

僕も、平均して1日に100件程度のメールを受け取ります。
もちろん、その中には企業広告もありますので、
実際にきちんと読まなければならないメールは、
50件くらいだと思います。

そのうち、返信が必要なメールは20～30件くらいでしょうか。
よくよく考えてみると、
毎日50件のメールを読んで、そのうち20～30件に返事を出していることを考えると、
1日にたっぷり1時間以上はメールの対応にかけてしまっていることになります。
1件のメールを読むだけで30秒～1分、
返信には1件で1分はかかると思います。

おそらく、世の中には毎日数百件のメールを受け取る人も
少なくないと思われます。
そのような人の場合、メールに費やす時間がどれくらいになるのでしょうか？

そうしたことを考えているうちに、気になることが2つ。
まずは、メールの長さはどの程度であるべきか、
ということです。
忙しい人ほど、メールをたくさん受け取るので、
1件あたりのメールに割ける時間が短くなると思います。
中には数十行のメールを送ってくれる人がいますが、
はっきりいって、全部読むことを強いられるのは苦痛です。

さらに問題なことに、長いメールの最後の方を読み飛ばしていると、
そこに重要なことが書かれていることがあり、
「きちんと読まなかったおまえが悪い」
ということになってしまいます。
これは、「メールの暴力」ではないかと、危惧しています。

もうひとつ。特にビジネス上での問題なのですが、
長々とメールを書く人は、それで仕事をしたつもりになってしまい、
本来の業務がおろそかになっているということ。
メールでのやりとりは、結果的にビジネスのアウトプットには
ほとんどつながりません。
もちろん、緊密に連絡を取ることが悪いわけではありません。
ですが、ニュアンスの問題も含めて、
途中で一度電話で話をすれば、その後のやりとりが大きく省略できることもあります。

このように、ブログを長々と書いてしまうことに対しても、
「ブログ長すぎ」と言われてしまうかもしれませんが、
電子メールの場合は、「要点を簡潔に」「できれば読みやすいように途中で改行し」
「全体で長くとも15行程度で」を目指しています。

皆さんは、普段メールをどのようにお使いですか？

コメント 1

電話で済むことを E-Mail で何回も往復書簡のようにやりとりをすることはナンセンスですよね。
私が E-Mail を使うのは以下の場合。
・相手が外国人の場合 （電話でやり取りできる自信がないため。笑）
・相手が電話中の場合（多忙でいつも話中の人向け）
・会議出席の案内、会議議事録の配布（言った言わないの防止）
・緊急を要しないちょっとした連絡
こんなところでしょうか。
内容は、できるだけ、要点をしぼって簡潔に書くことを心がけています。
by Gamaoyabeeeen (2006-02-03 02:02)